La conservazione delle fatture emesse a GSE

La fatturazione per la produzione di energia sostenibile: solare, eolica...

Il Gestore di Servizi Energetici (GSE), società controllata dal Ministero dell’economia e delle finanze, svolge un ruolo centrale nell’incentivazione e nello sviluppo delle fonti rinnovabili in Italia. È stato istituito con un D.P. nel maggio del 2004 ed ha dunque il ruolo di promuovere l'adozione di impianti per la produzione di energia sostenibile da parte delle aziende pubbliche, ma soprattutto verso i privati, con incentivi finanziari e/o l’acquisto dell’energia prodotta (detto scambio sul posto).
Come funziona la fatturazione del credito? I privati che producono energia, grazie ai loro impianti di efficienza energetica, come ad esempio il fotovoltaico, accumulano del credito nei confronti del GSE. Questo credito ovviamente viene fatturato al GSE che prenderà atto dell’emissione della fattura e salderà opportunamente.
Le fatture sono emesse dagli operatori tramite portale apposito; in realtà, è il GSE che emette la fattura per conto dell’operatore, che autorizza la fattura previa verifica e completamento dei dati.
Quindi, il GSE, attraverso il portale, semplifica e gestisce l’emissione delle fatture. Questa procedura, tuttavia, non esenta gli operatori dall’obbligo di conservazione delle fatture ai fini civilistici e fiscali (impropriamente anche definita archiviazione elettronica delle fatture).

La conservazione digitale delle fatture GSE

Il produttore di energia alternativa pertanto, in quanto prestatore della fattura elettronica, e quindi soggetto produttore del documento digitale, anche per le fatture inviate al GSE dovrà attivare la conservazione digitale così come previsto dal Decreto del MEF del 17.6.2014. Il richiamato Decreto, infatti, all’Art. 3 indica come deve essere effettuata la conservazione a norma:

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
   1. siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
   2. siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

In altre parole, la normativa fiscale impone che le fatture elettroniche, comprese quelle emesse nei confronti del GSE, siano conservate in formato elettronico secondo le regole tecniche del Codice dell’Amministrazione Digitale, e quindi inviandole ad un Sistema di Conservazione.
Quello che capita è che, essendo state emesse al di fuori del sistema di fatturazione elettronica del contribuente, le fatture emesse a GSE non sono comprese nel ciclo di fatturazione-conservazione in uso da parte dell’utente, pertanto la conservazione viene spesso dimenticata o trascurata, benché obbligo di legge.

Le nostre soluzioni

La maggior parte dei sistemi di fatturazione elettronica non prevedono, se non con procedure complesse e spesso onerose, l’import delle fatture emesse da altri sistemi. Il sistema di fatturazione di Sikelia Gestione Archivi consente ai nostri clienti una procedura facile e gratuita, che permette di includere le fatture GSE fra tutte le altre, che saranno poi mandate in conservazione tutte insieme entro i termini di legge.
Per gli altri operatori che emettono fatture al GSE che non sono nostri clienti, abbiamo è stato realizzato un sistema semplificato , che permette di estrarre i dati obbligatori da associare alla conservazione delle fatture, in modo da permettere di assolvere gli obblighi di legge in tema di conservazione, avvalendosi di un conservatore accreditato AgID.
Infatti, come prescritto dall’Art. 3 citato sopra, non basta mandare in conservazione solo il file XML della fattura elettronica, ma anche le notifiche SdI relative e l’insieme di metadati che la nostra procedura automatica di estrazione dati. Una via semplice e veloce per non farsi trovare impreparati e rischiare le sanzioni.